通訊錄專用 LINE 機器人：開通流程與日常操作教學

「通訊錄專用」是名文電腦提供給義警消、家長會、廟宇、社團、工商經營研究社等組織使用的私人成員通訊錄＋LINE 官方帳號機器人。沒有任何公開網頁，只有已建檔、並用邀請碼綁定 LINE 的成員，才能在 LINE 上查詢通訊錄。本文分兩部分：一、開通新組織（名文電腦作業流程）與 二、日常操作（組織管理員使用）。

一、開通新組織

步驟 1　建立組織

1. 後台「系統管理 → 組織管理 → 新增」，組織類型選通訊錄專用。
2. 填組織名稱與代稱（英文小寫、數字、連字號，3～40 字，例如 chiayi-imc）。代稱會成為 LINE 的 webhook 網址，建好後盡量不要改。
3. 通訊錄專用組織沒有任何對外網頁，也不需要網域。
4. 到「通訊錄 → 通訊錄設定」設定名額、分組層數與上限、各層名稱、合約期間、是否允許多分組與匯出。名額可按 50／100／150／200 人快速填入。
5. 到「系統管理 → 帳號管理」為組織建立管理員帳號，勾選「成員名冊」與「LINE 通知」權限。密碼需 10 碼以上含英數；對方第一次登入會被要求自己改密碼。

步驟 2　申請 LINE 官方帳號（每個組織一個）

1. 到 LINE Official Account Manager（manager.line.biz）建立官方帳號。
   • 帳號名稱（20 字內）：用組織名稱，例如「嘉義社通訊錄」。
   • 電子郵件：填收得到信的信箱（正式帳號建議用專屬信箱）。
   • 公司所在地：台灣。業種：選相近的即可，不影響機器人。
2. 建好後不要按「申請認證帳號」：認證不是必要條件，會有審核流程。選「稍後再說」進管理頁。
3. 管理頁右上角「設定 → Messaging API → 啟用 Messaging API」。
   • 服務提供者（Provider）選「名文電腦」。一旦連動就無法變更或解除，請先想好要掛在哪個 Provider。
   • 隱私權政策與服務條款網址是選填，可先留空，之後可補。
4. 啟用後頁面會顯示 Channel ID 與 Channel secret（金鑰，請妥善保管，不要外流）。

步驟 3　設定 Webhook 並取得憑證

1. 在同一個 Messaging API 頁的「Webhook 網址」填入該組織的網址，按儲存：
   https://store.mingwen.com.tw/line/〔組織代稱〕/webhook
2. 點頁面下方「LINE Developers Console」，進入該 Channel：
   • Messaging API 分頁最下方，按「Issue」發行 Channel access token (long-lived)，複製（金鑰：〔不公開〕）。
   • 同一分頁按 Webhook 網址旁的 Verify，應顯示 Success。
   • 把 Use webhook 開關打開（綠色）。沒打開的話 LINE 不會把任何訊息送給我們。
3. 回後台，切到該組織，進「LINE 設定 → LINE 通知」，貼上 Channel secret（〔不公開〕）與 Channel access token（〔不公開〕），基本 ID 填官方帳號的 @ID，儲存。

步驟 4　關掉 LINE 內建的自動回應

在 LINE Official Account Manager 進「設定 → 回應設定」：

項目	要設成
聊天	關
加入好友的歡迎訊息	關（否則 LINE 會自己先回一句，與機器人重複）
Webhook	開
自動回應訊息	關

步驟 5　驗收（上線前一定要做）

1. 先在名冊建立一位測試成員，按「邀請碼」。
2. 用 LINE 加官方帳號為好友，傳「通訊錄」：應收到要求輸入驗證碼的提示。
3. 傳邀請碼：應收到「綁定成功」。再傳「通訊錄」：應出現分組按鈕。
4. 後台「使用紀錄」應看到「綁定成功」與「瀏覽分組」。
5. 確認無誤後，把測試成員刪除或改成真實成員，再交給組織。

如果傳了訊息機器人完全沒反應，最常見的是：Use webhook 沒開、Channel secret 貼錯、或「加入好友的歡迎訊息」沒關。

步驟 6　發佈圖文選單（聊天室下方的大按鈕）

1. 切到該組織，左側「通訊錄 → 圖文選單」。預設六格：通訊錄、找成員、我的資料、電話設定、使用說明、幹部功能，可改文字、顏色、圖示。
2. 確認預覽沒問題後按「發布」，成員的 LINE 聊天室下方就會出現這排按鈕（不佔推播額度）。
3. 改了格子要再按一次「發布」才會生效。

成員看到的名單、我的資料、說明都是卡片；有電話的成員卡片上有「撥打電話」按鈕。

開通常見問題

• Verify 顯示錯誤 500？代表伺服器端出錯，不是設定問題，請聯絡名文電腦。
• Verify 顯示 401？Channel secret 與後台存的不一致，重新複製貼上。
• Verify 成功但傳訊息沒回？檢查 Use webhook 是否打開，以及組織的「服務狀態」是否為正常。

二、日常操作（組織管理員）

建立成員：手動新增或匯入 Excel

• 單筆新增：「成員名冊 → 新增成員」。姓名必填，電話相同視為重複。
• 批次匯入：「匯入名冊」先下載範本，第一列是標題列。欄位：姓名、電話、職稱、公司、行業、Email、地址、備註、角色（填「幹部」才是幹部）、分組。支援 .xlsx 與 .csv，一次最多 1000 列。
• 分組欄可寫路徑，例如 嘉義社/第一小組，不存在的分組會自動建立（受層數與數量上限限制）。
• 電話相同的人會更新資料而不是重複新增；空白格不會覆蓋原有內容。
• 上傳後先看預覽：紅底列會被略過，橘色 ⚠ 是同名警告（可能是重複建檔），確認再按「確定匯入」。
• 預設名額 50 人，實際名額依合約；已退出的成員不佔名額，超過上限的列會被略過。

分組管理

• 預設最多 2 層、30 個分組（由名文電腦設定，要調整請聯絡我們）。
• 分組名稱不可重複，因為成員在 LINE 上是用名稱點選。也不能取叫「通訊錄」「查」這類機器人指令。
• 可以改名、調整排序、搬到別的上層；刪除分組時，原有成員會變成「未分組」。

讓成員綁定 LINE（邀請碼）

1. 成員必須先建檔，才能發邀請碼；沒建檔的人無法加入。
2. 名冊每一列有「邀請碼」按鈕；也能勾選多人，按下方「批次產生邀請碼」，可下載 CSV。
3. 把邀請碼用私訊交給本人（不要貼在公開群組）。每組限用一次，預設 72 小時內有效，重發會讓舊的作廢。
4. 成員加官方帳號為好友，直接傳這組 6 位數代碼就完成綁定。
5. 連續輸錯 5 次會鎖定 30 分鐘，鎖定期間輸入正確的碼也不行；使用紀錄會標紅。
6. 成員換手機：後台對他按「解除綁定」，或幹部在 LINE 輸入「解除 姓名」，再重發邀請碼。
7. 成員停權或退出時，LINE 綁定會自動解除，他就查不到任何資料。

成員在 LINE 上能做什麼

輸入	功能	誰可以用
6 位數驗證碼	綁定 LINE	尚未綁定的成員
通訊錄	列出第一層分組按鈕，逐層點選瀏覽	已綁定
（分組名稱）	列出該分組成員與下一層按鈕；太多時有「分組名 2」翻頁	已綁定，受查看範圍限制
查 關鍵字	搜尋姓名、公司、行業、職稱	已綁定，受查看範圍限制
我的資料	看自己登記的資料（卡片）	已綁定
找人	顯示搜尋說明	已綁定
電話設定	直接按「顯示／隱藏我的電話」	已綁定
說明	列出可輸入的指令	已綁定
幹部功能	顯示邀請與解除綁定的用法	幹部
改電話 號碼	自己更新電話	已綁定
電話 隱藏／顯示	是否讓其他成員看到自己的電話	已綁定
解除綁定	解除自己的 LINE	已綁定
邀請 姓名	為已建檔的成員產生邀請碼	幹部（需在「通訊錄設定」開啟）
解除 姓名	解除他人的綁定	幹部（同上）

同名時機器人會列出編號，改用「邀請 #編號」或「解除 #編號」。

查看範圍與隱私

• 「通訊錄設定」可選：成員只能看自己所屬分組（含底下子分組），或看全部。幹部一律看全部。
• 可全組織關閉電話顯示；成員也可自己隱藏電話（幹部和本人仍看得到）。
• 沒綁定 LINE 的人什麼都看不到，也沒有任何公開網頁。
• 一小時內查詢超過 30 次會標紅提醒、超過 100 次暫停查詢，防止有人把名冊整批查走。
• 名冊匯出預設關閉，需名文電腦開啟；每次匯出都會留下紀錄。

刪除與個資清除

• 刪除成員先進「已刪除」垃圾桶，可還原（需有名額；分組與 LINE 綁定不會恢復）。
• 對方要求清除個資時，到垃圾桶按「永久刪除」，無法復原，使用紀錄裡與他有關的內容也會一併去識別化。

合約與服務狀態

• 合約到期前 30 天、7 天、到期當天，系統會寄 Email 給組織管理員，後台也會顯示橫幅。
• 到期後有 14 天寬限期，期間照常運作；寬限期結束後 LINE 機器人暫停查詢、不能新增成員，資料仍完整保存。
• 續約繳費後，由名文電腦更新到期日，服務會立即恢復。

日常常見問題

• 成員說傳驗證碼沒反應？確認他加的是正確的官方帳號、碼沒過期、也沒有重發過（重發會讓舊碼作廢）。到「使用紀錄」看有沒有「驗證碼錯誤」。
• 成員說查不到某人？可能是查看範圍設成「只看自己分組」，或對方被停權、已退出、被隱藏。
• 匯入後人數沒增加？預覽裡紅底列是被略過的，通常是姓名空白、電話格式錯、或超過名額。
• 想多一層分組或加名額？請聯絡名文電腦調整。